How To Stay Organized – 3 TIPS

Olenkin jo muutamaan otteeseen maininnut, että olen listojen orja. Listojen avulla pysyn aikataulussa ja saan asiat hoidettua mutkitta. Jo pienenä tyttönä rakastin kirjottaa “mitä teen tänään” ja “mitä haluan ostaa” listoja. Listat ovat kuitenkin kehittyneen (onneksi) varsin toimiviksi järjestelmiksi.

Yleensä jaan erikseen kouluun, työhön ja vapaa-aikaan liittyvät asiat, mutta joskus tekemistä on niin paljon, että se vaatii oikean toimintasuunnitelman. Tänään haluan jakaa teille pohjan, joka helpottaa asioiden järjestämistä silloin kun “mitä teen tänään”-lista ei ole enää tarpeeksi.

Huomioikaa, että tämä lista toimii parhaiten kun on paljon asioita jotka on pakko saada suoritettua viikon sisällä. Tästä on leikki kaukana! Haha. (häpeäapina emoji)

How to stay organised - Saraphina

 

1. Kirjota kaikki ylös

Nyt on aika ottaa vanha kunnon kynä ja paperi esille, istua hetkeksi alas ja kirjottaa jokainen pienikin tehtävä ylös. Se voi olla uuden kahvipaketin ostaminen tai CV:n tekeminen. Tämä ei vielä ole valmis tehtävälistasi, ideana on saada kaikki stressi ulos ja helpotus siitä, että olet tekemässä asioille jotain.

 

2. Rentoudu hetkeksi

Olet juuri kirjottanut kaikki tehtävät asiat ylös, joten ota pieni hetki taukoa. Kun edessämme on tehtäviä, jotka ovat jonkin aikaa painaneet mieltä tai kun tiedämme, että edessä on iso urakka, on hyvä pläjäyttää kaikki ulos ja antaa aiheen olla muutaman tunnin. Paniikissa ja stressaantuneena ei yksinkertaisesti saa hyvää aikaiseksi, ainakaan minä.

 

3. Action time

Tämä on tärkein kohta. Listallasi on todennäköisesti jos mitäkin tehtävää joten paras tapa saada järjestystä on ensin jaotella tehtävät kolmeen osaan.

 

  • Viralliset – Tehdään aamulla – Tähän osioon kuuluu kaikki byrokraattiset asiat: virastoissa hoidettavat asiat sekä kiireelliset sähköpostit ja puhelut.

 

  • Juoksevat – Tehdään aamupäivällä – Kaikki mikä vaatii kotoolta poistumista: posti, tapaamiset sekä ostokset.

 

  • Yleiset – Tehdään ajasta riippumatta – Nämä asiat voi hoitaa kellon ajasta riippumatta: läksyjen teko, projektin suunnittelu sekä kodin ylläpito

 

Paras tapa on hajottaa tehtävät yhdelle viikolle ja pyrkiä tekemään esimerkiksi 4 tehtävää päivässä. Näin uupumus ei iske heti samana päivänä! Halusin myös tehdä teille pohjan joka helpottaa tehtävänjakoa. Pohjan lataaminen on ilmaista ja voitte uudelleenkäyttää sitä niin usein kuin haluatte.

 

Kuinka ladata alla oleva PDF tiedosto:

1. Klikkaa kuvaa tai alla olevaa linkkiä, pohja avautuu uudella välilehdellä

2. kaksoisklikkaa ja avaa kuva Preview:llä

3. Tallenna koneellesi

 

Voilà! Tämän jälkeen voit aloittaa kirjoittamisen ranskalaisten viivojen kohdalle :)

Tsemppiä haasteisiin!

 Toimintasuunnitelma.Saraphina.fiToimintasuunnitelma – Saraphina.fi

 

 >>>

As I have already mentioned, To do-lists are my weak spot. Lists help me to stay on track and prioritize. When I was a little girl I loved making lists like “What I want to do Today” and “What I want to buy”. I can relief you with the information that my lists have improved since then. 

I usually divide school, work and free time in different sections but sometimes there’s so much to do that an action plan is in order. Today I want to share a base for you that will help you organise your tasks when a “What I want to do Today” isn’t enough.

Keep in mind that this list works the best when you have tons of things to do in a week. This is not a game! Haha. (Monkey emoji)

 

1.Write everything down

Now is the time to get old fashioned, get a pen and paper, sit down and write everything that you need to do. It can be buying a new pack of coffee or making your CV. This isn’t your to do-list, not yet. The idea of writing each and every task that comes to mind is to help to relief the stress levels. Now your mind knows that you are doing something.

 

2. Relax for a moment

You just basically vomited your every thought on a paper so you deserve a small break. When we have worried for undone tasks and upcoming challenges for a while, it’s good to let it all out and get it off our shoulders for a brief moment. You can’t get anything done if your under a lot of stress or panicking. At least I can’t

 

3. Action time

This is the most important part. You probably have a million things on your list so the best thing to tackle them is to divide them in three sections.

 

  • Official tasks – Do in the morning – This section is for tasks that involve bureaucracy: places with office hours like banks, urgent emails and phone calls.

 

  • Errands – Do in the noon – Everything that involves you leaving the house: meetings and groceries

 

  • Basics – Do no mater what the time is– These things you can get done no matter if it’s 4 AM or PM: homework, planning a project and housekeeping.

 

The best way is to divide the tasks for each day of the week, for example 4 tasks a day. This way you don’t burn out on the first day! I also wanted to do a base for you that will make dividing your tasks easier. You can download the base for free and you can reuse it as many times as you like to.

 

How to download the PDF

1. click on the picture or the link below -> a new tab will open 

2. double click on the picture and open with Preview

3. Save to your computer

 

Voilà! Now you can add your tasks on the file :)

Good luck!

 

Action Plan - Saraphina.fi

Action Plan – Saraphina.fi

You may also like

6 comments

  1. Oiii! Tälläisen kun saisi tehtyä… ehkä lopputyöprojektikin etenisi vähän nopeammin :(
    Toki being geek (nyyh, taas meni maine tunnustaessa), tuo pitäisi tehdä digitaaliseen muotoon ja synkata joka vermekseen ja vielä hälymölinät päälle että varmana muistaisi alkaa ruksailemaan to-do entryjä tehdyiksi… ^_^

    1. Päinvastoin, maine paranee kun on vähän geek! Haha, se olisi jo aika hardcore :D Nyt tekemään sitä lopptyötä (;

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *